Culture - Une circulaire fait le point sur les archives après la réforme territoriale de l'Etat

Le ministère de la Culture et celui de l'Intérieur publient une circulaire conjointe, en date du 1er avril 2011, consacrée à la fonction archives. L'incipit de la circulaire indique en effet que "l'évolution de la législation sur les archives, ainsi que la réforme territoriale de l'Etat rendent nécessaires, concernant la fonction archives dans les services de l'Etat, les précisions suivantes". Ces précisions - en forme de rappel des règles applicables - concernent également les collectivités, et plus particulièrement les départements.

Contrôle et mutualisation

La circulaire aborde en particulier trois questions. La première concerne le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives publiques (collectivités comprises). La circulaire rappelle que ce contrôle est exercé par le directeur des archives départementales et par les autres fonctionnaires de l'Etat mis à disposition des services départementaux d'archives. Le contrôle porte sur tous les types d'archives (imprimées ou numériques) et comprend également le visa du directeur pour toute élimination d'archives dépourvues d'utilité administrative et d'intérêt historique ou scientifique, ainsi que les modalités d'organisation des versements des archives définitives dans les services départementaux d'archives (dont les fonds sont composés, dans une proportion de 70 à 80%, de fonds d'archives de l'Etat). La circulaire rappelle que "le contrôle concerne toutes les autres archives publiques produites dans le département et comprend notamment l'inspection des archives des collectivités territoriales et de leurs groupements". Enfin, il est rappelé aux préfets que le directeur du service départemental d'archives - fonctionnaire de l'Etat mis à disposition du département - doit être invité à participer aux réunions du collège des chefs des services déconcentrés. Dans un paragraphe dont l'application pourrait susciter quelques frictions, la circulaire demande aux préfets de veiller "à ce que ses missions [celles du directeur du service départemental d'archives, ndlr] au sein du département soient reconnues, que ce soit à travers les rapports annuels d'activité des services de l'Etat, les organigrammes des services de l'Etat, les publications des sites intranet, les adresses de messagerie électronique ou encore l'usage de papiers à en-tête".
La seconde question abordée concerne la mutualisation de la fonction archives. Sur ce point, la circulaire entend encourager les expérimentations de mutualisation de cette fonction au sein des services de l'Etat. Elle recommande de confier le pilotage de ces projets soit au directeur du service départemental d'archives du chef-lieu de région - si la mutualisation se situe au niveau régional -, soit au seul directeur du service départemental d'archives concerné dans les autres cas de figure. Par ailleurs, la circulaire rappelle que les projets de mutualisation doivent aussi "s'inscrire dans les schémas régionaux et départementaux de mutualisation, ainsi qu'avec les schémas pluriannuels de stratégie immobilière (SPSI), ou encore les plans interministériels de gestion prévisionnelle en matière de ressources humaines au niveau régional pour les plans de formations".

Externaliser, pour quoi faire ?

Enfin, le dernier point abordé porte sur l'externalisation de la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires (archives ayant encore une utilité administrative). Cette possibilité, introduite par la loi du 15 juillet 2008 sur les archives (voir nos articles ci-contre du 16 juillet 2008 et du 21 septembre 2009), est soumise à plusieurs conditions, dont l'agrément préalable des sociétés d'archivage par le ministère de la Culture. C'est peu dire que la circulaire n'incite pas à recourir à cette solution. Elle indique ainsi que "dans certaines conditions à étudier soigneusement, [elle] peut constituer une solution dans un contexte de situation immobilière tendue et pour la conservation d'archives très peu consultées". La circulaire ajoute néanmoins que "l'externalisation peut se révéler à terme une solution très coûteuse et risquée, peu compatible avec des marchés à renouveler très rapidement, dès lors que les archives sont à conserver durant de longues périodes et qu'elles doivent faire l'objet, à l'issue des délais d'utilité administrative, de tris pour versement au titre des archives définitives dans les services publics d'archives". Elle demande donc que les administrations envisageant de recourir à l'externalisation associent très étroitement les directeurs des services départementaux d'archives territorialement compétents et "pèsent soigneusement les avantages et les inconvénients. Les préfets sont invités à diffuser aux collectivités territoriales une note d'information jointe à la circulaire, qui reprend les éléments - et les mises en garde - relatives à l'externalisation.

Référence : ministère de la Culture, circulaire MCCC1106465C du 1er avril 2011 relative à la fonction archives.

 

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